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【フリーランス・初心者向け】経理の基本！経費や請求書を出したときの振替伝票の書き方を詳しく説明
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おはこんばんにちは。
fumika(@nnf_57)です。
前回の記事でフリーランスの経理業務ってどうしたらいいの？ということについて、全体の経理処理の流れを書きました。
▽ 前回の記事はこちら ▽
【フリーランス・初心者向け】経理業務で必要なものとやり方の基礎をまとめてみたおはこんばんにちは。
fumika(@nnf_57)です。
フリーランスとして活動をし始めて、よりお金周りのことをしっかりと考えるよう...
今回は前回の記事では説明できなかった振替伝票の書き方を解説していこうと思います！
振替伝票というのは、経理業務の基本中の基本で、この伝票を見ながら各帳簿に転記していく流れになります。
書き方を理解すると経理ソフトにも応用が効きますよ！
今後直接パソコン上のクラウドソフトのみで経理業務をすることも可能になってくるので、しっかりと理解することが大切です。
パターンを想定して実際に振替伝票の書き方も説明しているので、この記事を見ながら一緒に書いていってもらえると理解しやすいかなと思います。
fumika
最初はややこしいけど、慣れると経理ソフトのみでできるようになるよ！！
penta
まずはこの振替伝票をやっつけることが大切！！
Contents
振替伝票の各項目の説明
振替伝票はこのような感じで様々な項目があります。
難しい単語もありますが、これらを理解できると経理がとてもやりやすくなります。
最初は慣れなくてややこしいですが、少しずつ理解していくことが大切です！！
fumika
一つ一つ解説していきます！
① 日付
振替伝票は、1日につき１枚です。
領収書との照らし合わせの際にも必要なので、必ず記入しておく必要があります。
② チェック欄
この振替伝票は私がオリジナルで作成しているものなので、市販のものとは少し違う可能性があります。
振替伝票を書いた後に各帳簿に転記していくのですが、それぞれ転記し終わった後にこのチェック欄に印をつけていきます。
そうすることで転記漏れを防いだり、二重チェックができたりします。
③ 金額
左右２カ所に金額を書く欄があります。
左は借方科目の金額、右は貸方科目の金額を記入します。
ここでは必ず左右の金額は同額になるように書くというのが、振替伝票を記入するときのルールです。
④ 借方科目
借方科目に書くことは、自分の資産となるものや経費として費用した際の勘定科目です。
主に、旅費交通費や消耗品費など。
とりあえず「増える方」と覚えておくと良いと思います。
⑤ 貸方科目
貸方科目に書くことは、経費などを何で支払ったかなどの勘定科目ことです。いわゆる負債関係です。
こちらもとりあえずは「減る方」と覚えておくと良いと思います。
⑥ 摘要
メモ書きです。どこで何を使ったか、なんのために購入したかなど、自分がわかるように書いておくことが大切です。
のちにこの振替伝票を見たときに自分が説明できるような書き方をしておくことが大切です。
⑦ 合計金額
その日のお金の移動の合計金額を書きます。
これを記入しておくと、経理ソフトに転記した際に、二重チェックができるので間違えないように書いておくことが大切です！
fumika
これで振替伝票の各項目はなんとなくわかったと思うので、実際に書いてみよう！
振替伝票の書き方を実践形式で説明
よく使うパターンで振替伝票の書き方を解説していきます。
パターンがわかればスラスラ書けるようになりますよ！
今回この記事では
・経費(現金で支払ったとき)
・経費(デビットカードで支払ったとき)
・経費(クレジットカードで支払ったとき)
・請求書を出したとき
・請求書を受け取ったとき
の、５パターンを想定して書き方を解説していきます。
振替伝票を描くときのポイントは
・1日につき1枚で書く
・左右の金額(借方科目と貸方科目)を同額にする
・借方は減る、貸方は増える、と覚えておく
・買掛金、売掛金は０になるようにする
ということを頭に置いておくといいです！
経費(現金で支払ったとき)の振替伝票の書き方
領収書の内容を振替伝票に記入していきます。
日付や金額を間違わないように注意です。
・経費(旅費交通費等)が増えたので借方科目
・支払うために現金が減ったので貸方項目
経費(デビットカードで支払った時)の振替伝票の書き方
デビットカードは使ったその場で口座からお金が引き落とされるので、カードの引き落とし口座からお金が減った、という書き方にすることができます。
・経費(旅費交通費等)が増えたので借方科目
・支払うためにデビットカードの引き落とし口座からお金が減ったので貸方項目
経費(クレジットカードで支払った時)の振替伝票の書き方
私はプライベートのクレジットカードを使用しているので、実際にお仕事用のクレジットカードを作っている方は振替伝票の書き方が少し違うので注意です。
クレジットカードは購入した日と実際に口座からお金が引き落としされる日が違うので、まずは未払金として勘定しておき、月末(もしくは引き落とし日)にまとめて現金で支払ったとして勘定します。
この処理をすることで、お仕事用とプライベートのお金を分けつつ、プライベートのカードを使うことができます。
請求書を出した時、その入金があった時の振替伝票の書き方
請求書を出した日付で振替伝票を記入します。
この状態は「お仕事はして売上があるけど、入金はまだ」ということになります。
・売掛金(うりかけきん：未入金分)が増えたので借方科目
・入金がなく売上高が減ったので貸方項目
入金があった日付で振替伝票を記入します。
これで「売掛金(未入金分)がなくなり、口座にお金が増えた」状態になるので、1枚の請求書の処理は完了です。
・入金があり、口座のお金が増えたので借方科目
・売掛金(未入金分)が減った(なくなった)ので貸方項目
請求書をもらった時、その支払いをした時の振替伝票の書き方
これは人による部分もあるのですが、私に基本的に月末締め・翌月末払いという形を取っています。
(4月1〜30日にいただいた請求書は、５月31日にお支払いをする)
そのため、請求書をいただいた時にこの処理をしておきます。
・経費(消耗品費)や外注費が増えたので借方科目
・支払い予定があり、お金が減る予定なので買掛金(マイナス分)として貸方項目
お支払いをした日時で振込伝票を記入します。
貸方科目の内容は、支払いをした口座もしくは現金として記入します。
・支払い予定だった買掛金(マイナス分)が、支払ったことによって０になった(増えた)ので借方科目
・支払った口座もしくは現金が減ったので貸方項目
fumika
始めは増えたり減ったりの計算がややこしいかもしれないけど、徐々に慣れていくとわかるようになるので、地道にやっていくことが大切！
penta
振替伝票の書き方は経理ソフトでも一緒だから、ここを理解すると一気に経理作業がわかってくるよ！
勘定科目を整理しておくとスムーズ
勘定科目は、増えた(借方科目)や減った(貸方科目)の何がの部分にあたるものです。
これによって例えば、
・経費の内「消耗品費」がとても多いな
・〇〇のクライアント様の売上が少ないな
といったことが一目瞭然になります。
私が経理業務を始めたとき、ここを整理せず始めたせいで後々何ヶ所か記入し直しをするはめになったので、できるだけ最初のうちに勘定項目を整理しておくことが大切です！
勘定項目関係の詳しい整理の仕方はこちらの記事でまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください！
※記事は現在準備中です
振替伝票は経理業務の基本中の基本！
振替伝票は経理業務の基本中の基本です。
逆にいうと、ここをしっかり理解することができれば今後経理業務がとてもわかりやすく、やりやすくなります。
借方科目と貸方科目の増えた減ったを理解したり、勘定項目の内容の理解ができれば振替伝票はおのずとわかってきます。
まずは慣れるためにも地道に少しずつやっていくことが大切なので、一緒に頑張りましょう！！
fumika
増えた減ったを理解するのが難しかった…
penta
fumikaでも理解できたから、みんな大丈夫。
fumika.
ABOUT ME
神奈川在住のフリーランスデザイナー。神奈川と滋賀の２拠点生活中。ブランディングを意識した、トータルデザインが得意。クライアント様が不安にならないように細かな部分もサポートします。
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