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フリーランスが仕事をしていく上で必要な書類ってなに?契約書や請求書がどのタイミングで必要か解説

おはこんばんにちは。
fumika(@nnf_57)です。

フリーランスデザイナーとして活動し始めてしばらく経ちましたが、お仕事をしている中で様々な書類のやり取りを経験してきました。
ここで紹介する書類たちはクリエイター側の権利だけでなく、クライアント側の権利を守る為でもある大切なものです。

今までの経験から、これは必要だな、あったほうがいいなと思うやり取りがあるので、今回はその辺りを紹介しようと思います。

どのタイミングで書類が必要?

基本的には上記のタイミングで書類が必要になってきます。
主に「契約関係」「金銭関係」「提案関係」として、どんな内容を書いているのか、注意点は何かということを解説していきます。

また、契約関係や金銭関係については署名・捺印が必要なものも多いです。
その際必要な印鑑についてはこちらの記事でまとめていますので、合わせてご覧ください。

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契約関係

お仕事する上で、私自身が一番悩んで試行錯誤した部分がこの「契約関係」の書類です。
著作権やら商標登録やら、一見ややこしくて嫌厭しがちですが、一つ一つがとても大切なことなのでクリエイター側もクライアント側も双方がしっかり内容を理解しておくことが必要です。

業務委託基本契約書

この業務委託契約書は、依頼を受けた業務全体についての認識を合わせるためのものです。
主に「業務内容・契約期間・納品形式・作品の公開・著作権・商用利用・秘密保持・契約解除」について書いています。

料金や業務の内容等について別でヒアリングシートや請求書を設ける場合は、別紙に定めると記載しておくことで対応できます。
そのほか、問題が生じたときの対処法などを記載しておくことで、何か起きたとき対処しやすくなります。

特に最近よく話題になる著作権や商用利用の部分もしっかりチェックしておくことが大切です。
クリエイターによって許可している部分も違いますし、クライアント側もどこまで使用したいのかをあらかじめ伝えておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
双方の取り決めの証として存在する書類なので、クリエイター側も漏れがないように、クライアント側も不明点や間違いがないか等しっかり確認しておきましょう!

著作権や商用利用についてはこちらの記事がとてもわかりやすくおすすめです!

私はネットから雛形をダウンロードし、それを自分仕様・お仕事内容に合わせて都度書き換えしています。
下記が、私が参考にさせていただいた業務委託基本契約書の雛形です。
使用する際はサイトの注意事項等をご確認の上、自分仕様に書き換えてお使いください。

個人情報取扱書

納品物があったり、業務にあたる際で個人情報が必要な場合は必ずこの個人情報取扱書をお送りします。
主に「利用目的・情報の開示・第三者への公開・保管」について書いています。

クリエイター側は重要な情報をお預かりするわけなので、きちんと管理すること。
クライアント側は安易に個人情報を渡さず、必ず取り扱いや保管について取り決めを交わしてからお渡しすることが大切です。

この書類が、もしトラブルが起こった際に重要な証拠となりますので、必ず保管しておきましょう!

こちらも雛形があるので、参考になるかと思います!

ガイドライン

ガイドラインという言葉、あまり聞きなれない方もいるかもしれません。私もロゴのお仕事をするまで聞き馴染みのないものでした。
ロゴマークなど、多様な用途で使われるデザインを使用する際の決まりごとを記したものです。
主に「デザインの使用基準・カラー・注意点・配置」について書いています。

ブランドや企業イメージを表したものなので、特に企業のロゴを作る際は必ず必要になるかと思います。

ガイドラインの書き方については別記事で詳しくまとめていますので、そちらを合わせて参考にしてみてください!
※記事は現在準備中です。

金銭関係

こちらは見積書や請求書などの「金銭関係」の書類です。

上記の契約関係同様、トラブルが起こりやすい部分でもあるのでしっかり確認、同意しておくことが重要です。
入金期限などもあるので、交わした内容は頭に入れておく必要があります。

見積書

お仕事をする中で、一番最初に交わす書類になるかと思います。
主に「宛先・発行者・日付・業務内容・単価・数量」について書いています。

最初に依頼内容をお聞きし、それに合わせて必要な価格を計算して記入します。

私は打合せの際に、プラスでいろいろご提案し、オプション等の説明をして見積りに追加していることが多いです。
より良い物を提供するために、クリエイター側からも提案・金額の明記をすることが親切かなと思っています。

クリエイター側は必要と思われるものを予想し、見積りに追加して予算感をわかりやすくすること
クライアント側は見積りが出しやすいように納期や希望することをできる限り詳しく伝えることが大切です。

請求書

打合せ、見積もりを踏まえた上で決定した価格を請求書に記載します。
主に「宛先・発行者・日付(振込期限)・業務内容・お支払い金額・振込先」について書いています。

振込金額のみを記載しても良いですが、品名や単価を記載したほうが見積書と照らし合わせて確認しやすいので優しいかなと思います。
振込先と手数料の扱いもしっかり記載しておきましょう!

また、企業への請求の場合は経理上の処理等で翌月末払い等があるので、事前に請求日や支払日を確認しておいたほうがいいです。

領収書

領収書の役割は代金のやり取りが完了したこと・内部不正を防ぐという役割があります。
主に「宛先・発行者・価格・日付・但し書」について書いています。

この領収書があることで、二重請求を防いだり、支払ったことを忘れて再度振り込んでしまったたりといった過払いを防ぐことができます。
なので、代金のやりとりがある際には領収書の発行・受取は大切になります。

また、領収書は確定申告などの経理上でも正式な書類として扱われるものなので書き方にもルールがあります。
その辺りについては下記の記事がとてもわかりやすく参考になりますので、合わせて参考にしてみてください。

提案書関係

こちらはヒアリングやデザインの「提案関係」の書類です。
この辺はやっぱりお仕事をしていく上でクリエイター側からクライアント側に提案する際に大切になってくる部分ということで、今回の記事に入れています。

提案書関係はテンプレートを作っておくととても便利ですよ!

ヒアリングシート

ヒアリングはデザインを作っていく上で一番大切な部分だと思っています。
私の場合、主に「どの業務内容でも聞いておきたいこと」をテンプレートに入れておきます。

私はこのヒアリングシートを事前にクライアント様にお渡ししておき、内容の確認をお願いしておきます。
その後実際に予定を合わせ、音声通話でこのヒアリングシートを元に様々なことをお聞きしていきます。
ヒアリングの詳しいやり方は別記事でまとめていますので、合わせて参考にしてみてください。
※記事は現在準備中です。

このヒアリングシートを使う理由は双方の目指すゴールを共有しておくためです。
ヒアリングシートはあくまでベース。ここから出てきた言葉やイメージから話をまとめたり、いろんな提案をしたりと、お互いがイメージしているもののすり合わせをしていきます。
それもこのシートがあるからこそスムーズに頭の中を整理しながらヒアリングすることができます。

提案書

提案書は、クリエイター側がクライアント側にデザインのコンセプトを的確に伝えるための大切な書類です。
私の場合、「表紙→デザイン案→使用例」をベースに作成しています。

提案書のデザインは、統一しておくことで全体の見栄えも良くなります
デザイン案をメインにコンセプトや説明をわかりやすく、できるだけ簡潔に記載しておくことも大切です。

【 デザイン的なポイント 】

・黒は極力使わない(文字などはK80%程度にする)
黒は目に入りやすく、ぱきっとしているので印象が強くなります。しかし提案するのはあくまでデザインであり、コンセプト等の文章は補足です。できるだけ文字のインパクトを抑えると提案書全体がすっきりします。

・ページにはタイトルをつける
ちょっとした冊子になるくらいの提案書でない限り目次は必要ないとは思いますが、このページに何が書いてあるかといったタイトルがあると親切だと思います。

・揃える
タイトルの位置、フォントの大きさ、カラーなど。ここを提案書全体で揃えることでぐっとまとまりのある提案書になります。

提案書の詳しい書き方は別記事でまとめていますので、合わせて参考にしてみてください。
※記事は現在準備中です。

書類はお互いの権利を守る・仕事をスムーズに進めるための大切なもの

クリエイター側はご依頼をいただいた仕事をしっかり遂行することがもちろん大切なことです。
ただ、フリーランスとしてやっていくためには書類関係こともしっかり理解しておかなければいけません
もちろんクリエイター側に限らず、クライアント側も書類の内容を理解しておくことが必要です。

お互いの権利や利益を守るための大切なやり取りなので、面倒くさがらずしっかりと向き合っていきましょう!!

fumika
fumika
私も今後どんどんアップデートしていくし、お互いが気持ちよくお仕事できるために努力していくよ!
penta
penta
コミュニケーションの一貫でもあるから、大切なことなんだね!

fumika.