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【初心者はここから始める】タスク管理の始め方のポイントは「タスクの分解」｜効率を最大化するタスク管理
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タスク管理って簡単そうだったけど、いざやってみると何から始めたらいいのかよくわからない…。
タスク管理は、意外と難しいですよね。
どうやってタスクを書き出せばいいかわからなかったり、見やすくまとめたくても結局ごちゃごちゃになってしまったり。
私もそんな悩みを抱えていましたが、タスクの分解の考え方を学んでから、一気にタスク管理が捗り、結果的に仕事もスムーズに進むようになりました！
この考え方はタスク管理だけではなく、目標設定や日常生活でも応用が効くので、この記事を読んでタスクの分解の仕方を習得してみてください。
この記事では、
- タスクの効率的な管理方法
- タスクの分解の仕方
- タスク管理するために知っておくべきこと
を、解説していきます！
この記事がおすすめの人
- タスク管理の方法がわからない人
- タスクが多すぎて、何から始めればいいかわからない人
- 効率的なタスク管理方法を知りたい人
- タスクの分解が苦手な人
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Contents
タスク管理の基本：始める前に知っておくべきこと
タスク管理にはいくつかの基本的なポイントがあります。
この基本的なポイントをしっかり押さえた上でタスクの分解をしていくことが大切です。
タスク管理の基本的なポイント
- 全てのタスクを明確に視覚化すること
- 優先順位をつけること
- 期限を設定すること
特に重要なのは❶全てのタスクを明確に視覚化することです。
この全てのタスクを明確に視覚化するためにタスクの分解の考え方が役に立ちます。
❶全てのタスクを明確に視覚化すること
タスク管理につまづく人は、大きなタスクのみを視覚化してしまっていることが原因です。
例えば「部屋を片付ける」というタスクがあるとします。
これはさらに「洋服を整理する」「本を片付ける」「机の上を整理する」といった小タスクに分解することができますよね。
このように、大きなタスクを小タスクに分解することがタスクの分解の考え方です。
この考え方ができるようになると、全てのタスクを明確に視覚化することができます。
最初は慣れないと思う。慣れないうちは極端に分解すること！
「洋服を整理する」というタスクは極端にいうと「クローゼットを開ける」という行動から始まりますよね。そこまで極端に分解する癖をつけると、自然とタスク分解がしやすくなっていくよ！
❷優先順位をつけること
全てのタスクを明確に視覚化しても、全てのタスクに均等に時間が割り振れるわけではないです。
プロジェクトなどでは、最初の打合せに時間をかけた方がいい場合や、デザイン制作に時間をかけた方がいい場合など、さまざまですよね。
タスクには必ず優先順位をつけて、時間をかけるべき部分を明確に決めておくと、スケジュールに大きな変動が起こりづらくなります。
全部のタスクに全力投球してると、後半絶対にスケジュールが詰まってきて苦しくなる！
私は仕事をする時、最初の打合せやリサーチは時間をかけると決めていて、他のタスクは可能な限り自動化するようにしているよ！
❸期限を設定すること
タスク管理はスケジュール管理することとほぼ同じ意味です。
仕事では基本的に「納期」が存在します。その納期から逆算して、各タスクに期限を設定することで、タスクが順調に進んでいきます。
この時に優先順位が高いもののタスクの期限を長めに設定しておくことで、スケジュールに大きな変動が起こりづらくなりますよ。
期限は余裕をもって設定するべし！
私は必ず納期よりも3日〜1週間前倒しでタスクが完了するように設定しています。
大きな変動が起こりづらいとはいえ、慣れないうちは変動するものだと思っておく方が吉。
慣れてくると、誤差が少なくなってくるよ！
タスクの分解の考え方：重要なポイントと方法
タスクの分解は、一見複雑で手が付けられないような大きなタスクを小さな達成可能な部分に分けるテクニックです。
この考え方はプロジェクト管理や日常生活、さらには自己成長にも応用可能です。
最初は難しい！私も慣れるまでにかなりの時間がかかったけど、癖づいてくると「何から手をつければいいかわからない！」という状態になることが少なくなるよ！
タスクの分解のステップ
タスクの分解の基本的な進め方は大枠から分解していくことです。
「部屋をきれいにする」という具体的な例のもと、どのようにタスクの分解していくかを解説します。
目標の明確化（部屋をきれいにする）
何を達成したいのか、目標は何か、ゴールを設定する
大枠のタスクを考える（ゴミを捨てる、本を片付ける）
目標を達成するためには何をすればいいかをリストアップする
小タスクに分解する（ゴミ袋を準備する、読む本と読まない本を分ける）
大枠のタスクを実行するには何が必要か、どんなアクションがあるかをリストアップする
カテゴリー分けする（ゴミを捨てる→ゴミ袋を準備する）
大枠から繋がっている小タスクを整理する
上記のステップがタスクの分解の基本的なステップです。
最初は大枠、次に小タスク、という順で考える癖をつけておくと、やるべきことが明確化されて次何をすればいいかすぐに判断できるようになりますよ！
タスクの分解の重要なポイント
タスクの分解をすることで、一見大きな目標でも小タスクに分けると、そのタスクが達成しやすい感じることができます。
これがとても重要で、達成感が増すことでモチベーションの向上、維持に大きく繋がります。
小さなタスクは計画しやすく、進捗も一目瞭然になるため、結果的に全体の生産性や効率が向上することになります。
タスクの分解のコツ
タスクの分解のコツは、まず大きな目標を考えること。
「何が目的か」「何を達成したいのか」など、ゴールを考えてみます。
そのあとで、それをするために具体的なアクションは何かを考えて落とし込むことで、タスクの分解がしやすくなります。
タスクの分解をする時は、順番は気にしなくても構いません。
思いついたタスクからどんどん書き出していくことで小タスクがどんどん出てくるので、それらを分類分けするほうが、タスクの分解がしやすくなりますよ！
タスクの分解をして、効率的なタスク管理をしよう
タスク管理は、慣れないうちはどうやって管理すればいいのかわからないことが多いと思います。
そんな時はタスクの分解の考え方を思い出して実践してみてください。
やるべきことが明確に視覚化されると、自分が次何をするべきなのかがはっきりします。
効率的なタスク管理のポイント
- 全てのタスクを明確に視覚化すること
- 大枠（目標）から小タスクに、タスクの分解していくこと
このタスクの分解の考え方は、仕事や勉強、プライベートにも応用できます。
小タスクにすることで達成感やモチベーションに繋がっていきます。
ぜひタスクの分解の考え方を身につけて、効率的なタスク管理を実践してみてください！
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神奈川在住のフリーランスデザイナー。神奈川と滋賀の２拠点生活中。ブランディングを意識した、トータルデザインが得意。クライアント様が不安にならないように細かな部分もサポートします。
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